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武汉理工大学国际教育学院档案管理细则

为加强我院自主招生档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为学校学生服务,根据《武汉理工大学档案管理办法》,结合我院实际情况,制定本细则。

一、管理范围

我院国际合作项目自主招生学生档案

二、学院档案管理办公室职责

1、学院档案管理办公室是根据校档案馆工作要求设立的,我院学生的档案管理部门,配合我校档案馆做好学生档案管理工作。

2、学院档案管理办公室工作职责

(1)新生入学档案建立工作。接收学生档案材料,每年十月底前完成新生档案的核准、建档工作,整理装订,并在档案袋封面写明学生姓名、学号、学院名称、班级及专业,于十一月份移交校档案馆管理统一管理。

(2)重视学生档案的日常收集、积累工作,档案信息记载要求真实、准确、规范,并及时归档。

(3)做好学生档案的安全、保密、保管工作,向领导和有关部门提供学生情况。

(4)办理其他有关学生档案事项。

三、学生入档所需材料

1、高中阶段档案材料

2、学生入学登记表、毕业登记表

3、学年鉴定、考核、考察材料

4、加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料

5、奖惩材料

6、学生在校学习成绩材料,学籍异动材料

7、学生入学体检材料

8、有工作经历的个人人事档案材料

四、档案的借阅与利用

1、因工作、学习需要,单位和个人须持有效介绍信到档案馆学生档案室办理查阅手续,获得批准后方可查阅档案。

2、学生档案原则上不外借、确因情况特殊查阅不能解决问题的,经档案馆领导签字批准,可以借用。借用期不得超过七天,过期需借用的必须办理续借手续。

3、学生个人不能查阅自己的档案材料,确需出具档案材料证明者,本人持学生证、身份证到档案馆按规定办理。

4、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料。未经允许,不得摘抄和复制档案内容。

五、学生档案转递

1、转出、转入我学习的学生档案,由校档案馆学生档案室做好入库登记。学生档案的转递,应做到及时、准确、完整、安全、保密转递工作做到人进档案进,人出档案出。

2、学生派遣之日起两周内,校档案馆将档案以机要方式转递至毕业生接收单位的档案管理机构。不允许公开邮寄。原则上不允许本人自提,确有特殊原因需要自提的,按下文细则六办理

3、凡转入的档案,经核对无误后,校档案馆在回执上签名盖章,并及时将回执寄出;转出的档案,超过一个月未收到回执的,应发函问询,索取回执。

4、考取硕士研究生的学生,凭招生单位的调档函办理调档、转递手续。

六、个人提档程序

根据我院的实际情况,确有特殊原因,需要自行提取档案的学生,须携带相关证件和手续到学校档案馆领取。具体方式及所需证件材料:

①本人自取。携带本人身份证原件及复印件,工作协议书,保证书(保证书须经档案馆馆长签字),在校学生档案室领取。

②委托他人领取。携带委托人身份证复印件,工作协议书,保证书(保证书须经档案馆馆长签字),委托书(委托人签字),被委托人身份证原件及复印件,在校学生档案室领取。

  

七、学生遗留档案的处理

1、项目出国的学生档案应作为结业学生档案,由校档案馆免费保管两年两年后参照有关规定收取档案保管费。

2、因病休学的学生档案应作为在校学生档案妥善保存,复学后,校档案馆应及时将其档案转入新班级。

3、留级学生的档案,每学年在接到教学办通知后,由校档案馆立即将其档案转到所在留级班级,并上名册。

4、退学学生的档案,校档案馆按有关规定将其档案转入其入学前居住地教育管理部门。

5、学生在受刑事处罚和劳动教养期间,其档案由校档案馆暂管。刑满释放、解除劳教后,档案即按有关规定转入其入学前居住地人事部门保管。

6、学生出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由学校档案馆保管。

八、本细则由学院档案管理办公室负责解释。

九、本细则自发布之日起执行。

十、联系方式及地址

1、武汉理工大学档案馆(马区)

地址:武汉理工大学东院西附楼一楼109室

联系人:李老师

联系电话:027-87858391

武汉理工大学国际教育学院档案管理办公室

地址:武汉理工大学东院教四四楼

联系人:付老师

联系电话:027-87613883

 

武汉理工大学国际教育学院

2014年10月

 

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